Anwesenheitspflicht: Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Prüfungsbereitschaft und Transparenz der Mitarbeiter

Compliance ist nicht das Ziel – rechtlich abgesicherte Aufzeichnungen sind es.

Die Einhaltung der Anwesenheitspflichten wird oft als eine Liste zu erfüllender Vorschriften dargestellt. Diese Darstellung ist zwar nicht falsch, verfehlt aber den Kern der Sache. Tatsächlich geht es darum, eine Dokumentation zu erstellen, die Sie gegenüber einem Lohnprüfer, einem Arbeitsgericht oder einem Mitarbeiter, der nach seinem Gehalt fragt, verteidigen können. Die Vorschriften definieren die Untergrenze. Die nachweisbare Dokumentation definiert die Obergrenze.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und stellt keine Rechtsberatung dar. Die genauen Aufbewahrungsfristen und Pflichtfelder variieren je nach Land, Bundesland und Branche. Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, sollten Sie einen qualifizierten Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen, um die jeweiligen Regelungen für Ihr Unternehmen zu ermitteln.

Was eine Anwesenheitsliste tatsächlich enthalten sollte

Die meisten Aufsichtsbehörden fordern im Wesentlichen dieselben Informationen: Wer hat wann, wie viel und wo (falls relevant) gearbeitet, wie wurden die Ruhezeiten gehandhabt und wie hoch war die Vergütung? In Form von Anwesenheitslisten sollten Sie für jeden Mitarbeiter und jeden Abrechnungszeitraum folgende Angaben erstellen können:

• Identität des Mitarbeiters (Mitarbeiter-ID und Name). - Geplante Arbeitszeit für jeden Tag im Zeitraum. - Tatsächliche Ein- und Ausstempelzeiten mit Angabe der Quelle (Mobilgerät, Web, Terminal). - Pausen mit Beginn- und Endzeitpunkt. - Standortkontext, falls der Standort zur Validierung der Zeiterfassung verwendet wurde. - Jede Korrektur des ursprünglichen Datensatzes mit Zeitstempel, Autor und Grund. - Genehmigung des endgültigen Stundenzettels durch den Vorgesetzten mit Zeitstempel. - Die an die Lohnbuchhaltung exportierten Stunden.

Wenn ein Vorgesetzter fragt, wie ein bestimmter Dienstagnachmittag verlaufen ist, sollten Sie in der Lage sein, die ursprünglichen Stempelungen, die Korrekturen, die Genehmigungen und den Export zu schildern – und nicht aus dem Gedächtnis.

Aufbewahrung: Genug aufbewahren, nicht alles

Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Rechtsordnung. Übliche Bezugspunkte in vielen Systemen:

• Zeiterfassungs- und Lohninformationen: oft 3 bis 7 Jahre. - Unterlagen zur Lohnberechnung (Tarife, Sätze, Prämien): ähnliche Aufbewahrungszeiträume. - Unterlagen zu Ansprüchen oder Streitigkeiten: Aufbewahrung solange der Fall besteht, zuzüglich der Verjährungsfrist.

Einige Grundsätze lassen sich gut übertragen:

• Standardmäßig lange, nicht kurze Aufbewahrungsfrist. Es ist viel schwieriger, einen fehlenden Datensatz zu verteidigen als einen zusätzlichen. - Gleiche Aufbewahrungsfrist für verknüpfte Datensätze. Stempelungen, Korrekturen, Genehmigungen und Gehaltsabrechnungsexporte sollten gemeinsam aufbewahrt werden. Die Stempelung zu behalten, aber den Korrekturgrund zu verwerfen, ist schlimmer, als gar nichts aufzubewahren. - Einen dokumentierten Aufbewahrungsplan haben. „Wir bewahren Datensätze so lange auf, wie es das System gerade zulässt“ ist keine Aufbewahrungsrichtlinie. Die Aufbewahrungsfristen schriftlich festhalten. - Vor der Erstellung des Datensatzes entscheiden. Das nachträgliche Löschen führt zu unübersichtlichen, unvollständigen Archiven.

Die Auditbereitschaft ist ein Bestandteil Ihres Workflows

Die Teams, die Audits problemlos bewältigen, müssen nicht in letzter Minute hektisch Unterlagen zusammentragen. Ihr alltäglicher Arbeitsablauf liefert bereits auditfertige Daten:

• Die ursprünglichen Stempelungen sind unveränderlich; Korrekturen werden als separate Ereignisse protokolliert. - Genehmigungen sind eindeutig und mit einem Zeitstempel versehen. - Änderungen durch Vorgesetzte werden begründet. - Exporte an die Lohnbuchhaltung sind vom genehmigten Zustand aus reproduzierbar. - Der Zugriff ist auf Personen mit einem triftigen Grund für die Dateneinsicht beschränkt.

Wenn Ihr regulärer Abrechnungsabschluss diese Dokumente bereits erzeugt, wird eine Prüfung zu einer Anfrage und nicht zu einem Projekt. Andernfalls wird die Prüfungsvorbereitung zu einer vierteljährlichen Notfallübung.

Transparenz der Mitarbeiter gehört in die Unternehmensrichtlinien

Die wirksamste Form der Anwesenheitskontrolle ist eine, die für die Mitarbeiter sichtbar ist. Eine kurze, öffentlich zugängliche Beschreibung dessen, was erfasst wird, warum und wie eine Korrektur beantragt werden kann, erfüllt mehrere nützliche Zwecke gleichzeitig:

• Es erfüllt gängige Transparenzanforderungen in datenschutzbewussten Ländern. - Es reduziert Supportanfragen wie „Warum verfolgt mich das System?“. - Es bietet Führungskräften eine gemeinsame Referenz bei der Bearbeitung von Streitigkeiten. - Es ermöglicht faktenbasierte statt emotionaler Gespräche über Lohn- und Arbeitszeitfragen.

Mindestens folgende Punkte sollten behandelt werden: Welche Anwesenheitsdaten werden erfasst? Wann wird der Standort verwendet (falls überhaupt)? Wer kann die Daten einsehen? Wie lange werden sie gespeichert? Wie kann ein Mitarbeiter eine Korrektur beantragen? Wie kann ein Mitarbeiter eine Kopie seiner eigenen Daten anfordern? Verwenden Sie dabei eine einfache und verständliche Sprache. Lange, schwer verständliche Datenschutzhinweise schaffen in der Regel weniger Vertrauen, statt es zu fördern.

Zugriffskontrollen sind ein Hebel zur Einhaltung der Vorschriften

Wer die Anwesenheitslisten einsehen kann, ist Teil der Compliance-Überprüfung und keine separate IT-Angelegenheit. Ein sinnvoller Ausgangspunkt:

• Mitarbeiter können ihre vollständigen Daten einsehen. - Direkte Vorgesetzte sehen nur ihr Team. - Regionalleiter sehen ihre Region, einschließlich aller relevanten teamübergreifenden Zusammenfassungen. - Die Personalabteilung bzw. die Gehaltsabrechnung sehen die Anforderungen der jeweiligen Rolle. - Plattformadministratoren haben nur aus legitimen betrieblichen Gründen Zugriff auf die Plattform.

Ein zu weitreichender Zugriff – bei dem jeder Manager die gesamte Datenhistorie jedes Mitarbeiters einsehen kann – ist selbst dann problematisch, wenn die Daten technisch korrekt sind. Er vergrößert die potenziellen Folgen eines Datenlecks, untergräbt das Vertrauen der Mitarbeiter und erschwert die Bearbeitung von Auskunftsersuchen betroffener Personen.

Korrekturen müssen additiv, nicht destruktiv sein.

Ein häufiger Verstoß gegen Compliance-Vorschriften ist die stille Änderung von Arbeitszeiterfassungsdaten: Ein Vorgesetzter ändert die Uhrzeit von 9:15 auf 9:00, im Protokoll steht nun 9:00, und es gibt keinen Nachweis für die Änderung. Aus Sicht der Aufsichtsbehörde ist dies gleichbedeutend mit dem Fehlen jeglicher Daten. Für den betroffenen Mitarbeiter ist es noch schlimmer.

Korrekturen sollten additiv erfolgen: Der ursprüngliche Stempel bleibt erhalten, die Korrektur wird als separates Ereignis mit Autor, Zeitstempel und Grund erfasst, und beides wird im Stundenzettel angezeigt. Der endgültige, genehmigte Wert wird von der Lohnbuchhaltung verwendet. Die Historie dient der Prüfung als Grundlage.

Sorgfältige Abwicklung von Abschluss und Wiedereröffnung

Sobald ein Abrechnungszeitraum abgeschlossen ist, gelten die darin enthaltenen Datensätze als finalisiert. Eine erneute Öffnung zur Korrektur ist üblich – jedes Team im operativen Bereich macht das –, aber die bereits finalisierten Daten dürfen dadurch nicht gelöscht werden. Ein sauberes Vorgehen ist, den alten Datensatz durch eine neue Version zu ersetzen und dabei zu vermerken, wer ihn ursprünglich finalisiert und wer ihn wieder geöffnet hat. Jeder, der den Verlauf einsieht, kann genau nachvollziehen, was sich geändert hat und warum.

Ein als abgeschlossen markierter Zeitraum, der stillschweigend überschrieben werden kann, ist nicht abgeschlossen; es handelt sich um einen Entwurf.

Eine Checkliste zur Einhaltung der Vorschriften für den nächsten Abrechnungszeitraum

Vor Abschluss der nächsten Periode prüfen Sie Folgendes:

• Jeder eingeteilte Mitarbeiter verfügt über vollständige Stempelungen oder genehmigte Korrekturen. - Alle Korrekturen enthalten einen Verfasser, einen Zeitstempel und einen Grund. - Genehmigungen von Vorgesetzten werden mit Zeitstempeln erfasst. - Standortdaten wurden nur dort erfasst, wo dies laut Richtlinie vorgesehen ist. - Der Zugriff auf die Datensätze ist auf die berechtigten Personen beschränkt. - Die Aufbewahrung erfolgt nach einem dokumentierten Zeitplan. - Die Mitarbeiterbeschreibung zum Zeiterfassungssystem entspricht weiterhin der Realität.

Sie werden diese Checkliste nicht ewig verwenden. Nach einigen Durchläufen wird sie zum Arbeitsablauf, und die Datensätze werden von selbst verwaltet.

Weiterführende Literatur

• Anwesenheitsrichtlinie für Kleinunternehmen - Monatlicher Workflow zur Anwesenheitserfassung - Geofencing für Anwesenheit und Datenschutz der Mitarbeiter - Produkt: Compliance , präzise Anwesenheitserfassung