Wenn die App ausfällt: Ihre Zeitaufzeichnungen sollten nicht mit ihr verschwinden

Der Ausfall, der zum Abrechnungsproblem wird

Sie gehen Ihr Zeitprotokoll abrufen, bevor Sie die Rechnung senden. Die App lädt nicht. Der Support sagt, es wird ein Vorfall untersucht und sollte bald behoben sein. „Bald” wird zu drei Tagen. Der Kunde wartet. Die Rechnung ist fällig.

In der besten Version senden Sie die Rechnung zu spät, die App kommt zurück, und alles geht weiter. In einer schlimmeren Version tritt der Ausfall während eines strittigen Abrechnungszyklus auf — genau dem Monat, den ein Kunde in Frage stellt — und Sie können während des genauen Fensters, in dem Sie sie brauchen, nicht auf Ihre Aufzeichnungen zugreifen.

Die Rückkehr der App löst das unmittelbare Problem. Es löst nicht die Tatsache, dass Ihre Abrechnungsdokumentation zu dem Moment nicht zugänglich war, als Sie sie auf Abruf benötigten.

SaaS-Abhängigkeitsrisiko und Ihre Arbeitshistorie

Ausfälle sind die sichtbare Version eines allgemeineren Problems: Ihre Zeitaufzeichnungen, wenn sie nur in einem Drittanbieter-SaaS-Tool existieren, unterliegen der Gesundheit, den Entscheidungen und dem Geschäftsverlauf dieses Tools.

Tools werden eingestellt. Startups schließen. Unternehmen werden übernommen und das Produkt wird eingestellt. Selbst ausgereifte Tools hatten Migrationen, bei denen Benutzer historische Daten verloren haben, oder Preisänderungen, die historische Aufzeichnungen für Nutzer im kostenlosen Tarif effektiv unzugänglich machten. Wenn Ihre Aufzeichnungen nur in einem Tool existieren und sich das Tool ändert, ändern sich Ihre Aufzeichnungen damit.

Das bedeutet nicht, dass Sie keine cloudbasierte Zeiterfassung verwenden sollten. Es bedeutet, dass Sie sie nicht als einzige Kopie verwenden sollten.

Übernahmen und Abschaltungen, die die Kontinuität der Aufzeichnungen betreffen

Sie müssen nicht spekulieren. Es gibt eine dokumentierte Geschichte von Zeiterfassungstools, die auf eine Weise übernommen, fusioniert oder abgeschaltet wurden, die den Datenzugang der Benutzer beeinträchtigt hat. Importbeschränkungen kommen hinzu. Exportformate ändern sich. Historische Daten migrieren zur Plattform des neuen Eigentümers mit anderen Zugangsstufen und anderen Aufbewahrungsrichtlinien.

Jedes Mal, wenn ein von Ihnen genutztes Tool den Eigentümer wechselt, gibt es ein Fenster, in dem die Frage „Kann ich noch auf meine Daten zugreifen?” keine klare Antwort hat. Die Benutzer, die eine klare Antwort auf diese Frage haben, sind diejenigen, die eigene Kopien haben.

Die Exportgewohnheit ist einfach: Am Ende jedes Monats exportieren Sie Ihren abgeschlossenen Zeitraum. Eine PDF oder CSV, die in Ihrem eigenen Speicher lebt. Das dauert fünf Minuten. Über zwei Jahre baut das eine vollständige Aufzeichnung auf, die unabhängig davon ist, was mit dem Tool passiert, das sie generiert hat.

Was „zugänglich” bedeutet, wenn es wirklich wichtig ist

Die Momente, in denen Sie Ihre Zeitaufzeichnungen brauchen, sind nicht vorhersehbar. Eine Steuerprüfung. Ein Vertragsstreit, der acht Monate nach dem Projektabschluss auftaucht. Ein neuer Kunde, der vor der Unterzeichnung ein Beispiel Ihrer Arbeitsdokumentation anfordert. In jedem Fall ist die Aufzeichnung, die Sie benötigen, aus einem bereits abgeschlossenen Zeitraum.

Die Frage in diesem Moment ist, ob die Aufzeichnung in Ihren Händen oder in denen von jemand anderem liegt. Wenn sie Ihre ist — ein Ordner mit monatlichen Exporten, Ihr eigenes Konto mit portablen Daten — können Sie sie sofort in jedem erforderlichen Format vorlegen. Wenn sie in einem Tool gesperrt ist, das Sie nicht mehr abonnieren, oder einer Plattform, die ihr Zugriffsmodell geändert hat, ist die Antwort komplizierter als nötig.

Die Aufzeichnung unter Ihrer Kontrolle ist die Aufzeichnung, die Sie tatsächlich verwenden können.

HRaaS speichert Ihre Aufzeichnungen in Ihrem Konto mit vollem Exportzugang vom ersten Tag an. Monatliche Exporte erfolgen mit einem Klick und die Datei gehört Ihnen.