Travailler à l'étranger comme entrepreneur : quels documents devez-vous conserver ?

Deux systèmes fiscaux, un seul ensemble de registres

Lorsque vous travaillez comme entrepreneur dans un pays autre que votre pays de résidence principale, la question de votre lieu d’imposition devient une question concrète aux conséquences financières importantes. La plupart des pays déterminent la résidence fiscale en partie par la présence physique – le seuil généralement utilisé de 183 jours. Mais le calcul ne se base pas uniquement sur le nombre de jours ; il faut des justificatifs. Ce que vous pouvez prouver concernant vos dates d’arrivée et de départ, ainsi que le temps de travail effectué dans chaque pays, détermine le traitement fiscal de vos revenus par chaque juridiction.

Un entrepreneur qui a partagé son temps entre l’Espagne, l’Allemagne et le Royaume-Uni au cours d’une année civile et qui dispose d’un enregistrement contemporain de ses jours de travail dans chaque pays se trouve dans une situation fondamentalement différente de celle d’une personne qui reconstitue ses déplacements à partir des horodatages de ses courriels et de ses transactions bancaires après l’ouverture d’un audit.

Ce n’est pas le relevé qui détermine le résultat fiscal, mais les données utilisées pour le calcul.

Risque d’établissement permanent et ses facteurs de création

Les entreprises font appel à des contractuels à l’étranger notamment parce que ces derniers ne présentent généralement pas le même risque d’établissement stable pour le client qu’un employé local. Toutefois, cet avantage n’est valable que si le contractuel est véritablement indépendant et travaille à l’obtention d’un résultat, sans pour autant constituer une présence locale de facto de l’entreprise cliente.

Les autorités fiscales examinant une relation de travail de plusieurs années avec un seul client principal et une présence quotidienne dans ses locaux peuvent se demander si cette relation constitue un véritable emploi. Parmi les critères analysés figurent la nature du travail et la régularité de la présence. Un relevé d’heures faisant état d’une présence quotidienne dans les bureaux d’un seul client pendant de longues périodes est différent d’un relevé faisant état de prestations ponctuelles avec des horaires variables.

Il ne s’agit pas de falsifier votre arrangement, mais de comprendre ce que votre relevé de temps indique et de s’assurer qu’il reflète la réalité de votre collaboration, sans en donner une image déformée.

Visas pour nomades numériques et documents requis

Plusieurs pays ont mis en place des visas pour nomades numériques ou travailleurs à distance destinés aux indépendants percevant des revenus hors de leur pays d’origine. La loi espagnole sur les startups en a créé un en 2023. Le Portugal, la Grèce, la Croatie et l’Estonie proposent des programmes similaires, chacun avec ses propres critères d’admissibilité, mais un point commun : il faut démontrer que l’activité professionnelle exercée est continue et substantielle, et non un projet parallèle.

L’expression « preuve d’activité professionnelle continue » est interprétée différemment selon les services d’immigration, mais en pratique, cela signifie souvent : pouvez-vous justifier d’une activité professionnelle régulière au cours des derniers mois ? Les relevés bancaires attestant des revenus sont utiles, mais ils constituent une preuve de paiement, et non une preuve d’activité professionnelle. Un relevé d’activité détaillant les sessions de travail sur un projet – avec horodatage, lieu et contexte – apporte une réponse plus directe à la question posée par l’agent des visas.

Les disques qui vous accompagnent en voyage

Le problème pratique pour les entrepreneurs travaillant à l’international est que les documents dont ils ont besoin sont souvent répartis sur plusieurs systèmes : comptes bancaires dans deux pays, contrats avec des clients dans un troisième, sessions de travail enregistrées dans un outil qu’ils ont peut-être cessé d’utiliser au moment où on leur pose la question.

Le document le plus précieux à conserver est celui que vous exportez régulièrement et stockez indépendamment : des exportations mensuelles de votre journal d’activité avec données de géolocalisation, dans un format que vous pouvez reproduire à la demande, indépendamment du sort réservé à l’outil qui les a générés. Associé aux contrats, factures et relevés bancaires, ce document permet à un conseiller fiscal, un avocat spécialisé en immigration ou une autorité compétente de retracer votre activité dans différentes juridictions.

L’investissement est minime. L’alternative — reconstituer de mémoire une année de contrats internationaux à la demande d’une autorité — est bien plus coûteuse en temps et en honoraires professionnels que de constituer son historique au fur et à mesure.

Les solutions HRaaS enregistrent les heures de début et de fin de session, ainsi que les données de géolocalisation. Pour les prestataires travaillant dans plusieurs juridictions, le rapport mensuel exportable est le document le plus difficile à reproduire a posteriori.