Détails de la politique de confidentialité - v1.1.0 Dernier

Cette politique de confidentialité explique comment HRaaS.io collecte, utilise, stocke et protège les données lorsque les organisations utilisent notre service de gestion des présences et des effectifs. HRaaS.io est conçu pour le suivi des présences, la constitution de dossiers conformes aux exigences réglementaires, les processus de validation par les responsables et la production de rapports sur les effectifs.

1. Données que nous collectons

Nous recueillons les informations nécessaires pour fournir et sécuriser le service, notamment:

• Informations de compte telles que le nom, l'adresse e-mail, le nom d'utilisateur, la langue préférée et les informations d'authentification.
• Informations sur l'entreprise et ses effectifs, telles que le profil de l'entreprise, les départements, les postes, les lieux, les horaires de travail et les affectations des employés.
• Informations relatives à la présence, telles que les heures d'arrivée et de départ, les registres de présence, les exceptions, l'historique des corrections et les actions de contrôle menées par les responsables.
• Signaux relatifs à l'appareil et à sa validation, tels que l'adresse IP, les informations sur le navigateur ou l'appareil, l'état du GPS/géorepérage, l'état de validation Wi-Fi et les journaux de sécurité lorsque ces fonctionnalités sont activées.
• Informations d'utilisation telles que les pages visitées, l'utilisation des fonctionnalités, les journaux d'erreurs et les diagnostics de service.
• Informations sur la livraison des e-mails, telles que l'acceptation du relais, les rapports de livraison, les rebonds, les retards et l'heure à laquelle l'image de suivi facultative d'un e-mail est demandée pour la première fois.
• Préférences relatives aux cookies et enregistrements de consentement.

2. Comment nous utilisons les informations

Nous utilisons les données pour exploiter, améliorer et protéger HRaaS.io. Cela comprend:

• Fournir des solutions de suivi des présences, de gestion des effectifs, de reporting et de conformité.
• Authentification des utilisateurs, protection des comptes, détection des abus et tenue des journaux d'audit.
• Générer des synthèses de présence, des exceptions, des tableaux de bord et des rapports opérationnels.
• Envoi d'e-mails de service tels que la confirmation de compte, la réinitialisation de mot de passe, les avis relatifs aux politiques et les notifications opérationnelles.
• Nous surveillons la distribution des e-mails optionnels et l'engagement approximatif afin de diagnostiquer les dysfonctionnements et d'améliorer les notifications opérationnelles.
• Comprendre l'utilisation du produit et améliorer sa fiabilité, ses performances et sa facilité d'utilisation.

Les signaux d'ouverture sont utilisés uniquement pour les notifications HTML et les messages marketing optionnels lorsque cette fonctionnalité est activée. Les messages d'authentification, de réinitialisation de mot de passe, les mentions légales, les modifications de compte, les invitations et autres messages transactionnels ne font pas l'objet d'un suivi d'ouverture. L'application enregistre un horodatage lors de la demande d'une image d'un pixel ; l'historique de suivi des e-mails ne contient ni l'adresse IP du destinataire, ni les informations de son navigateur, ni sa localisation, ni le jeton de suivi brut. Les fournisseurs d'hébergement, de réseau et de sécurité peuvent traiter les journaux de connexion ordinaires conformément à leurs propres politiques de conservation et de sécurité.

Un signal d'ouverture ne prouve pas qu'une personne a lu un courriel. Les applications de messagerie peuvent bloquer, précharger, mettre en cache ou utiliser des proxys pour les images ; le signal peut donc être absent ou généré automatiquement.

3. Responsabilité des données de l'utilisateur

Les organisations utilisant HRaaS.io sont responsables de s'assurer qu'elles disposent d'une base légale pour le traitement des données relatives à la présence et aux effectifs de leurs employés. Selon le contexte, ce traitement peut reposer sur l'exécution d'un contrat, des obligations légales, des intérêts légitimes, le consentement ou toute autre base légale prévue par la loi applicable.

HRaaS.io fournit des outils logiciels et ne remplace pas les conseils juridiques, RH, de paie ou fiscaux. Il incombe aux clients de configurer le service et d'utiliser les données exportées conformément à leurs obligations locales.

4. Partage de données

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous pouvons les partager uniquement lorsque cela est nécessaire pour fournir le service, respecter la loi, protéger le service ou faire appel à des sous-traitants de confiance pour l'hébergement, la distribution d'e-mails, l'analyse, la sécurité et l'exploitation de l'infrastructure.

5. Rétention

La durée de conservation des données dépend du forfait choisi, de la configuration client, des obligations légales et des besoins opérationnels. Les journaux de présence, les rapports d'audit et les enregistrements d'acceptation des politiques peuvent être conservés à des fins de conformité et de sécurité. Les e-mails envoyés et leurs accusés de réception sont généralement conservés pendant 90 jours. Il est recommandé aux clients de configurer la durée de conservation en fonction de leurs obligations légales.

6. Sécurité des données

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles de protection des données, notamment le contrôle d'accès, le transport sécurisé des données, l'authentification, la journalisation et la surveillance opérationnelle. Aucun service en ligne ne peut garantir une sécurité absolue, mais nous nous efforçons de réduire les risques et de réagir rapidement aux problèmes de sécurité.

7. Vos droits en vertu du RGPD

Selon votre juridiction, vous pouvez disposer de droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition ou d'exportation de vos données personnelles. Les employés doivent généralement contacter leur employeur en premier lieu, car c'est ce dernier qui contrôle la plupart des données relatives au personnel stockées sur HRaaS.io.

8. Cookies

Nous utilisons des cookies nécessaires au fonctionnement du service et des cookies optionnels pour la gestion des préférences, les analyses ou le marketing, lorsque la loi l'autorise. Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies sur la page des paramètres des cookies.

9. Contact

Pour toute question relative à la confidentialité, veuillez contacter [email protected].