GPS時間追跡とジオフェンシング：あなたのチームが本当に必要としているのはどちら？

それらは同じように聞こえるが、そうではない。

「GPSによる時間追跡」と「ジオフェンシング」は、しばしば同じ機能として説明されます。両者は関連していますが、収集するデータ量や回答する内容は大きく異なります。この違いは重要です。なぜなら、誤った選択をすると、管理が不十分になったり、チームが実際には必要としていないレベルの監視が行われたりするからです。

要するに：

• GPSによる勤怠管理では、従業員が勤務時間中は位置情報が継続的に記録されます。 -ジオフェンスによる勤怠管理では、設定された作業エリア内で、出勤時と退勤時の位置情報のみがチェックされます。

GPSによる時間追跡が必要だと考えているチームのほとんどは、実際にはジオフェンシングが必要なだけです。安全面や物流上の理由から、継続的なGPS追跡が必要なチームは少数です。この判断は慎重に行うべきです。

継続的なGPS追跡で何が記録されるか

GPS勤怠管理システムと呼ばれる場合、通常は従業員のデバイスが勤務時間中に一定間隔（数秒ごと、数分ごとなど）で位置情報を報告することを意味します。記録には以下の情報が含まれます。

• 勤務時間中に通ったルート。 - 各場所での滞在時間。 - 休憩、迂回、停車。 - 数週間、数か月にわたる移動パターン。

これは相当量の個人データです。サービス訪問の実施証明、現場チームの派遣、盗難車両の回収など、正当な理由があれば役立つ場合もありますが、「この人物が申告した勤務時間どおりに働いたか」を確認するためのデフォルトの手段であってはなりません。

ジオフェンスによる出席状況の把握

ジオフェンスによる勤怠管理は、より狭い範囲を対象としています。システムは、承認された職場周辺のエリア（多角形または座標を中心とした半径）を定義し、従業員がタイムカードを打刻した時のみ、その位置を確認します。記録には以下の情報が含まれます。

• パンチが境界線の内側で発生したか外側で発生したか。 - パンチが発生した時点の座標（場合によってはその前後の短い時間枠）。 - パンチとパンチの間には何も記録されない。

これは、ほとんどの場合において実際に重要な運用上の疑問、つまりパンチングが正しい場所で行われたかどうかという疑問に答えるのに十分です。それ以上の情報は、別の問題（安全性、物流、配送など）が発生した場合にのみ収集されます。

簡単な意思決定ガイド

以下の質問を順番にしてください。

1.従業員が打刻した場所を知る必要がありますか?はいの場合、ジオフェンシングでカバーできます。いいえの場合、どちらも必要ありません。 2.従業員がシフト中に通ったルートを知る必要がありますか?正直に。一般的な安心のためではなく、特定の運用上の理由のためです。いいえの場合、収集しないでください。 3.シフト中に従業員がどこにいるかを知る正当な安全上の理由がありますか?遠隔地や危険な環境での単独作業ポリシーなど。はいの場合、それを勤怠機能ではなく、別の安全機能として扱います。 4.物流または配車上の理由がありますか?フィールドサービスのルーティング、配送業務、オンコール対応。同じ: 別の機能、別の正当化。

質問1にのみ「はい」と答えた場合は、ジオフェンシングが適切な制御方法です。質問3または4にも「はい」と答えた場合は、両方が必要になる可能性がありますが、GPSレイヤーは別のポリシーで管理する必要があります。

プライバシーと信頼は、収集する情報量に応じて変化する。

システムが収集する位置情報データの量は、従業員がそのシステムを利用する際の印象を左右します。打刻時のみ実行されるジオフェンスチェックは、簡単な説明があればほとんどの人が理解し、受け入れます。しかし、継続的な追跡ははるかに大きな要求であり、一部の職種では妥当ですが、単に勤怠管理のためだけに必要となることは稀です。

役立つルールとして、正当化の負担はデータの量に比例するということが挙げられる。少量のデータであれば、簡単な説明で済む。大量のデータであれば、明確な業務上の理由、明確な方針、文書化されたデータ保持期間、そして契約上義務付けられていない部分については従業員がオプトアウトできる仕組みが必要となる。

それぞれの実践における位置づけ

いくつかのパターンは、業界を問わず通用する。

-オフィス、小売店、レストラン、クリニックのチーム:建物 (または屋内でよりうまく機能する承認済みの Wi-Fi ) にジオフェンスを設定します。継続的な GPS は使用しません。 -建設現場、プロジェクトの場所:アクティブなサイトごとにジオフェンスを設定し、古いサイトが無効になるように明確なライフサイクルを設定します。 -フィールド サービスおよびモバイル チーム:顧客または作業現場ごとにジオフェンスを設定し、境界を柔軟に設定します。ディスパッチが本当に必要とする場合にのみ、継続的な GPS を追加します。 -配送、輸送、宅配便:継続的な GPS は多くの場合正当ですが、勤怠管理機能としてではなく、物流ポリシーによって管理される物流機能として扱います。 -危険な環境での単独作業者:安全のために継続的な GPS を使用し、明示的な同意を得て、文書化されたデータを保持します。多くの場合、チェックイン プロトコルと組み合わせて使用します。

一般的なルールとしては、より狭い範囲の制御を優先し、より広い範囲の制御は、特定の必要性によって正当化される場合にのみ追加することである。

ベンダー用語で「GPS時間追跡」が通常意味するもの

ベンダーが「GPS時間追跡」を宣伝する場合、実際の動作は用語が示唆するよりも多様です。その意味を推測する前に、次の点を確認してください。

• 位置情報は継続的に取得されますか、それとも打刻時のみですか？ - サンプリング間隔はどのくらいですか？ - バックグラウンド追跡はデフォルトで有効になっていますか？役割ごとに無効にできますか？ - データはどこに、どのくらいの期間保存されますか？ - チームは、特定の従業員について特定の日に記録された内容を正確に確認できますか？ - それ以上の情報を必要としない役割のために、「打刻時のみ」モードが製品でサポートされていますか？

これらの質問に明確に答えられないベンダーは、十分に検討されていない機能を販売していると言えるでしょう。また、すべてのユーザーに対してデフォルトで継続的なトラッキングを有効にすることを推奨するベンダーは、ほとんどの勤怠管理のユースケースで必要とされる以上のデータを販売していることになります。

まずはポリシーを設計する

どの制御方法を選択するにしても、有効にする前にポリシーを作成してください。ポリシーには、収集するデータの内容、収集時期、収集目的、閲覧権限を持つユーザー、保管期間、記録に誤りがあった場合に従業員が取るべき措置などを明記する必要があります。ポリシーと制御方法を関連付けることで、従業員、管理者、監査担当者のいずれに対しても、より説得力のある説明が可能になります。

管理範囲が狭ければ狭いほど、ポリシーの期間は短くなる。これは利点であって、制約ではない。

関連文献

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