Anwesenheitsanalyse: Die KPIs, die tatsächlich Entscheidungen verändern

Ein nützlicher KPI verändert eine Entscheidung

Anwesenheitsübersichten lassen sich leicht erstellen und ebenso leicht ignorieren. Der Grund dafür, dass die meisten unbeachtet bleiben, liegt nicht in fehlerhaften Zahlen, sondern darin, dass niemand so recht weiß, was damit anzufangen ist. Ein sinnvoller KPI ist einer, dessen Veränderung eine konkrete Entscheidung nach sich zieht: einen Zeitplan, ein Gespräch, einen Einstellungsplan, eine Richtlinie. Alles andere ist überflüssig.

Dieser Beitrag listet die wenigen Anwesenheits-KPIs auf, die sich stets bewährt haben, was jeder einzelne von ihnen aussagt und wie sie häufig in die Irre führen.

Gearbeitete Stunden vs. geplante Stunden

Der wichtigste Basis-KPI ist die Differenz zwischen geplanten und tatsächlich genehmigten Arbeitsstunden. Ist diese Differenz gering und stabil, ist die Anwesenheit gut. Vergrößert sich die Differenz, hat sich etwas verändert – Personalmangel, Überstunden, ungenehmigte vorzeitige Abgänge oder ein Dienstplan, der nicht mehr der tatsächlichen Arbeitsweise des Teams entspricht.

Der KPI ist am aussagekräftigsten pro Team oder Standort, nicht als Kennzahl für ein einzelnes Unternehmen. Wenn sich die Durchschnittswerte zweier Standorte ausgleichen, kann ein chronischer Überschuss an einem Standort und ein chronischer Fehlbetrag am anderen verschleiert werden.

Verspätungsrate

Die Verspätungsquote ist der Prozentsatz der Schichten, die nach dem geplanten Schichtbeginn begonnen haben. Definieren Sie „verspätet“ klar – einschließlich etwaiger Kulanzfristen gemäß Ihrer Anwesenheitsrichtlinie – und erfassen Sie die Quote pro Team und pro Person.

Was man damit tun kann:

• Eine hohe Teamquote deutet häufiger auf ein Planungs- oder Pendelproblem als auf ein Disziplinarproblem hin. Prüfen Sie, ob die Schichtbeginne mit realistischen Ankunftszeiten übereinstimmen. - Eine hohe individuelle Quote ist ein Gespräch mit dem Vorgesetzten, nicht mit der Lohnbuchhaltung. Das System erkennt das Muster; das Gespräch klärt die Person. - Ein plötzlicher Anstieg , der alle betrifft, deutet in der Regel auf eine externe Ursache (Verkehr, Wetter, öffentliche Verkehrsmittel) oder eine Prozessänderung (neues Zutrittsverfahren, Probleme mit dem Ausweis) hin.

Was es Ihnen nicht sagt: ob die anschließende Arbeit gut war. Verspätung ist ein Prozesssignal, kein Leistungssignal.

Fehlzeitenquote

Fehlzeiten bezeichnen den Prozentsatz der geplanten Arbeitsstunden, die aufgrund ungeplanter Abwesenheit nicht geleistet wurden. Geplante Abwesenheiten (genehmigter Urlaub, geplante Krankheitstage) werden nicht berücksichtigt; gezählt werden nur die Abwesenheiten, die im Dienstplan nicht vorgesehen waren.

Nützliche Aufschlüsselungen:

• Nach Team und Standort. - Nach Wochentag (Spitzen am Montag/Freitag sind üblich und nicht immer zufällig). - Nach Betriebszugehörigkeit (neue Mitarbeiter haben oft ein anderes Muster als langjährige Mitarbeiter). - Nach Kündigungsfrist (unentschuldigtes Nichterscheinen vs. verspätete Kündigung vs. Kündigung am selben Tag).

Eine Fehlzeitenquote von 2 %, die größtenteils auf kurzfristige Absagen mit Begründung zurückzuführen ist, unterscheidet sich betrieblich deutlich von einer Fehlzeitenquote von 2 %, bei der die Fehlzeiten meist ohne vorherige Benachrichtigung erfolgen. Die Zahl an sich ist dieselbe, die Reaktion darauf jedoch nicht.

Ausnahmequote pro Schicht

Die Ausnahmequote gibt den Prozentsatz der Schichten an, in denen mindestens eine Anwesenheitsabweichung auftrat – beispielsweise ein fehlender Stempelvorgang, verspätetes Erscheinen, eine Meldung über einen Einsatzort außerhalb des Betriebsgeländes oder eine nicht genehmigte Überstundenblockade. Ein gut funktionierender Betrieb zeichnet sich nicht durch null Ausnahmen aus, sondern durch eine konstante Ausnahmequote und kurze Bearbeitungszeiten.

Wenn die Rate steigt, bedeutet das in der Regel eines von Folgendem:

Die Konfiguration ist fehlerhaft (ein zu eng gefasster Geofence, ein Zeitplan, der nicht mehr der Realität entspricht). – Ein Arbeitsablauf hat sich geändert, und das Team hat sich nicht angepasst. – Ein bestimmter Manager führt keine fristgerechten Überprüfungen mehr durch.

Die Lösung liegt meist in der Konfiguration oder im Coaching, nicht in weiteren Regeln.

Ausnahmen bezüglich der Zeit bis zur Behebung

Dies ist die durchschnittliche Zeitspanne von der Erstellung einer Ausnahme bis zu deren Behebung durch einen Manager. Sie ist einer der wichtigsten Indikatoren für Probleme am Abrechnungstag. Ein Team, in dem 90 % der Ausnahmen innerhalb von 48 Stunden behoben werden, kann einen reibungslosen Monatsabschluss gewährleisten. Ein Team, in dem Ausnahmen eine Woche lang unbearbeitet bleiben, gerät am Stichtag in Panik.

Die Bearbeitungszeit ist auch ein Indikator für Fairness. Langsame Bearbeitung deutet oft auf uneinheitliche Entscheidungen hin – ein Manager, der den Bearbeitungsrückstand erst um 21 Uhr am Zahltag abarbeitet, trifft keine sorgfältigen Abwägungen bei jedem einzelnen Fall.

Überstundenkonzentration

Die Gesamtzahl der Überstunden ist eine nützliche Kennzahl. Der entscheidende KPI, der tatsächlich Entscheidungen beeinflusst, ist die Überstundenkonzentration: Welcher Anteil der Überstunden entfällt auf die 10 % der Mitarbeiter mit den meisten Überstunden?

Sind Überstunden breit verteilt, spiegelt dies in der Regel den betrieblichen Bedarf wider. Konzentrieren sie sich hingegen auf eine kleine Gruppe, deutet dies meist auf eine Personallücke hin – diese Gruppe füllt eine Lücke, die durch bessere Einsatzplanung, Personalbeschaffung oder Schulungen für andere Bereiche geschlossen werden sollte. Eine solche Konzentration ist zudem ein ernstzunehmendes Anzeichen für Burnout.

Genehmigungsdauer

Die Genehmigungsfrist gibt den Prozentsatz der bis zum Stichtag genehmigten Stundenzettel an. Sie ist eine Management-Kennzahl, keine Mitarbeiterkennzahl. Ist sie niedrig, läuft die Lohnabrechnung entweder mit unvollständigen Daten oder verspätet. Ist sie hoch, verläuft der Abschluss reibungslos – genau wie gewünscht.

Eine einfache Regel: Liegt die Genehmigungsfrist unter 90 %, ist entweder der Stichtag oder der Genehmigungsprozess fehlerhaft. Entweder haben die Manager zu wenig Zeit für die Prüfung, oder die Anträge werden an die falsche Person weitergeleitet.

Abdeckung nach Standort

Bei Teams mit mehreren Standorten vergleicht die Standortabdeckung die geplante Personalstärke mit der tatsächlichen Personalstärke vor Ort im Tagesverlauf. Sie ist aussagekräftiger als die Gesamtstundenzahl, da sie eine operative Frage beantwortet: War die Schicht zum richtigen Zeitpunkt besetzt, und nicht nur im Durchschnitt?

Abdeckungslücken treten häufig gehäuft um Schichtwechsel, Pausen und zum Tagesende auf. Eine Heatmap nach Stunde und Ort zeigt oft Muster, die in der Tabellenansicht verborgen bleiben.

Die Dashboard-Falle vermeiden

Ein paar Grundsätze sorgen für eine aussagekräftige Darstellung der Anwesenheits-KPIs:

• Eine verantwortliche Person pro Kennzahl. Wenn niemand für die Entwicklung der Rate verantwortlich ist, wird auch niemand reagieren. - Trends statt Momentaufnahmen. Eine einzelne Woche ist irrelevant. Ein Trend über vier oder acht Wochen liefert wichtige Informationen. - Teamspezifische Aufschlüsselungen statt Unternehmensdurchschnittswerte. Durchschnittswerte verschleiern die Teams, die tatsächlich Unterstützung benötigen. - Vergleich mit dem aktuellen Zeitplan, nicht mit der Vorwoche. Ein Anstieg von 5 % gegenüber einer schwachen Woche ist nicht dasselbe wie ein Anstieg von 5 % gegenüber dem stabilen Ausgangswert. - Unnötige Kennzahlen eliminieren. Ein Dashboard mit zwölf Diagrammen, die niemand liest, ist weniger aussagekräftig als drei Diagramme, die als Entscheidungsgrundlage dienen.

Ein kurzes Starterset

Für die meisten Teams deckt dieses kleine Set alles ab:

• Geleistete Arbeitsstunden im Vergleich zur geplanten Arbeitszeit. - Verspätungsquote. - Fehlzeitenquote. - Ausnahmequote pro Schicht. - Bearbeitungszeit von Ausnahmen. - Überstundenanteil. - Genehmigungsdauer.

Wenn diese Faktoren stimmen, stimmt auch der Betrieb. Ausgefallenere Elemente sollten nur dann hinzugefügt werden, wenn sie eine Entscheidung beeinflussen, die das Team gerade zu treffen versucht.

Weiterführende Literatur

• Lohnabrechnungsfertige Stundenzettel - Leitfaden für Abwesenheitsausnahmen - Anwesenheitserfassung an mehreren Standorten - Produkt: Dashboards und Einblicke , Produktivitäts-KPIs